Expandindo as questões comportamentais, sabemos que os compradores precisam de tempo para se dedicar a processos complexos e com um número maior de interações, descobrimentos e planejamento, mas para iniciar seguem alguns pontos resumidos de como a área de Compras pode se preparar para aderir aos conceitos de Agilidade:
Conhecendo a Ergonomia Cognitiva:
A Ergonomia Cognitiva é uma disciplina que visa projetar sistemas, produtos e interfaces de forma a otimizar a interação entre o usuário e a informação, minimizando o esforço mental exigido para realizar tarefas específicas. Ela se baseia em princípios psicológicos e cognitivos para criar ambientes que facilitem a compreensão, a tomada de decisões e a execução de ações.
Ao aplicar princípios de Ergonomia Cognitiva, os designers e desenvolvedores se concentram em apresentar informações de maneira clara e organizada, com destaque para a relevância e a sequência lógica das informações. Isso ajuda o usuário a processar a informação com mais facilidade e a realizar suas tarefas de forma mais eficiente.
A abordagem da Ergonomia Cognitiva também leva em conta as capacidades cognitivas e as limitações do usuário, visando minimizar a carga mental e evitar sobrecarregar a memória de trabalho. Interfaces intuitivas, feedbacks claros e elementos de design bem pensados são alguns dos aspectos considerados para melhorar a usabilidade e a experiência do usuário.
Agora, com base neste conhecimento que tal utilizar:
A Tecnologia como aliada
Com a evolução dos sistemas, a tecnologia pode ser uma grande aliada na área de Compras. É possível utilizar ferramentas para automatizar tarefas rotineiras, como a solicitação de cotações e a emissão de pedidos de compra. Além disso, a tecnologia pode ser usada para rastrear entregas e monitorar o desempenho dos fornecedores além de facilitar a comunicação com os clientes internos através de chat bots retirando da rotina dos compradores tarefas como responder a follow-ups, por exemplo.
Melhorias nas políticas
Além das melhorias nos processos discutidas antes e a seguir, aqui trataremos de um outro ponto sobre as políticas: o quanto ela é atrativa para ser lida.
Praticamente todas as áreas de Compras tem os mesmos problemas: requisitantes que não leem e consequentemente não as obedecem. Isso toma um tempo enorme dos compradores respondendo a perguntas, orientando requisitantes e, pior, consertando o que recebem errado. A pergunta aqui é: a sua política está escrita com textos simples e é visualmente atrativa?
Muitas empresas ainda pensam que políticas devem ser extremamente formais, tanto na forma como no linguajar, o que as tornam nada amigáveis embora seja do conhecimento de todos que este não é o padrão atual com que todos nós interagimos com sites, empresas etc. Acredito que nem os compradores gostariam de lê-la se não a conhecessem tão bem.
E, lembrando, você não precisa descartar o padrão formal, crie uma outra em paralelo se necessário – só lembre que terá que atualizar as duas quando houver mudanças.
Pense nisso: facilite a vida do seu requisitante e ele facilitará a sua!
Análise de dados
A análise de dados é outra ferramenta poderosa. Com o uso de ferramentas de business inteligence e seus relatórios e dashboards, é possível identificar padrões e tendências em gastos, fornecedores e outras métricas importantes para as discussões estratégicas com os seus requisitantes e fornecedores.
Alguns dados também poderão ajudar a identificar oportunidades de melhorias na eficiência da área de compras.
Desenvolvimento de fornecedores
O desenvolvimento de fornecedores é uma prática que hoje encontra um novo conceito pois é necessário buscar fornecedores que possam agregar valor ao negócio. Isso pode incluir fornecedores que tenham expertise em determinada área ou que possam oferecer produtos ou serviços exclusivos. Além disso, o desenvolvimento de fornecedores pode ajudar a reduzir riscos e melhorar a capacidade de resposta da empresa à todos os desafios mencionados anteriormente.
Em resumo, a área de Compras está passando por uma transformação importante e, a exemplo de todas as demais áreas, agora com um foco maior em agilidade e satisfação do cliente interno. É necessário repensar a abordagem da área para que ela possa atender às necessidades do negócio de forma mais eficiente.
Com essas práticas, é possível desenvolver uma área de Compras mais eficiente e eficaz, que possa agregar valor ao negócio e contribuir para o sucesso da organização.
Processos de melhoria contínua
A melhoria contínua é uma abordagem fundamentalmente estratégica para aprimorar o desempenho e alcançar metas dentro do ambiente corporativo. Ela se baseia na constante avaliação e aperfeiçoamento dos processos, produtos e habilidades, visando otimizar a eficiência e a qualidade dos resultados.
Avalie seus processos, promova debates com todas as áreas envolvidas para análise de otimizações de forma a adequar seu fluxo às práticas atuais de sistemas amigáveis, flexíveis e ágeis, lembrando sempre dos 4 valores da Agilidade.
Um ponto importantíssimo, processos de melhoria contínua devem acontecer independente da possibilidade de investimentos, ou seja, a falta destes não deve impedir que a área de Compras evolua e se transforme.
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